Tämä on Lappeenrannan Uimareiden ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 19.3.2019

Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan Uimarit ry (Y-tunnus 0970772-3), Pohjolankatu 29, 53100 Lappeenranta
tietosuoja.lru@lappeenrannanuimarit.fi

Yhteyshenkilö

Lappeenrannan Uimarit ry, Pohjolankatu 29, 53100 Lappeenranta
tietosuoja.lru@lappeenrannanuimarit.fi

Rekisterin nimi

Lappeenrannan Uimarit ry:n ilmoittautumis- ja jäsenrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on Lappeenrannan Uimarit ry:n jäsenten yhteys- ja laskutustietojen ylläpito. Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen ja jäsenyyden ylläpitämiseksi, laskutuksen toteuttamiseksi,  seuran toiminnasta ja tapahtumista ilmoittamiseen, kursseista tiedottamiseen ja seuraavalle kurssille tai ryhmään ilmoittautumisen varmistamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröitävän itsensä antaman suostumuksen perusteella.

Alaikäisten lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että huoltaja on antanut tähän suostumuksen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Jäsenen yhteystiedot (nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköposti)
- Kursseille osallistujien osalta yhteystiedot (nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköposti)
- Alaikäisten lasten osalta huoltajan yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, postiosoite),
 lapsen nimi, syntymävuosi ja terveystiedot siltä osin, kun ne täytyy huomioida kurssin tai leirin aikana, lapsen henkilötunnus, kun se täytyy huomioida seuran ostamaan vakuutukseen
- Sidosryhmien osalta yhteyshenkilöt (nimi, sähköposti, puhelinnumero)
Tietoja säilytetään niin kauan kuin se harrastamisen ja laskutuksen vuoksi on välttämätöntä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään mm. verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse tai muulla tavalla perustuen rekisteröitävän omaan tai alaikäisen lapsen huoltajan antamaan ilmoitukseen.

Vastaanottajat ja tietojen luovutukset

Rekisteriin pääsyoikeudet ovat sellaisilla Lappeenrannan Uimareiden päätoimisilla työntekijöillä, jotka työskentelevät kilpauinnin, harrastetoiminnan tai näihin liittyvien hallinnollisten tehtävien parissa.

Rekisteröityjä yhteystietoja voidaan jakaa yhdistyksen sisällä ryhmien vastuullisille valmentajille ja ohjaajille. Tiettyjä terveyteen liittyviä tietoja luovutetaan vain siinä tapauksessa, että se harrastajan turvallisuuden vuoksi on tärkeää ja tällöinkin henkilön itsensä tai huoltajan luvalla. Kolmannelle osapuolelle tietoja luovutetaan vain palvelun niin vaatiessa, kuten vakuutusyhtiölle vakuutusta varten.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säilytys ja hävittäminen

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus ja salasana annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle käyttöoikeus myönnetty. Käyttöoikeudet määrittelee rekisterin vastuuhenkilö.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.  

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.